Наталия
Интересно, почему это крепитесь
Технология «Управления по целям» - МВО (Management by objective) была предложена Питером Друкером в 50-е годы ХХ века. В то время на Западе отчетливо начали понимать, что западные методы требуют изменения и коррекции. Сегодня для оценки эффективности, как компаний, так и отдельных работников в менеджменте применяется множество методик. Это, например, сбалансированная система показателей BSC (Balanced Scorecard), управление по целям MBO, управление эффективностью бизнеса BPM (Business Performance Management), управление на основе ключевых показателей эффективности - KPI (Key Performance Indicators). В Советском Союзе в 60-70 годы XX века получила распространение концепция программно-целевого планирования (ПЦП), идеи этой концепции во многом перекликаются с идеями MBO. Большинство американских компаний используют идеи MBO в планировании и управлении. Этой технологии обучают почти во всех американских школах бизнеса. И некоторые авторы относят достигнутый Америкой экономический успех, именно на счет этого подхода. Одной из функций руководителя является постановка задач сотрудникам и контроль их выполнения. От выполнения таких задач зависит эффективность реализации проектов, конкурентоспособность, и, в конечном счете, прибыль компании. Наличие у руководителя удобного инструмента управления задачами – залог его личной эффективности и согласованной работы всех сотрудников. Ключевым является понятие СМАРТ-задачи – это оперативные поручения и мероприятия, сформированные в рамках имеющихся целей компании. Каждая задача формируется в соответствии с принципом СМАРТ. Задача в данном случае рассматривается не как задача (операция) в рамках бизнес-процесса, а как задача-цель для сотрудника на период. Задача может быть декомпозирована (выделена) из более масштабной задачи-цели, сформированной на длительный период. Например, в рамках задачи по созданию интернет-сайта компании у сотрудника на месяц может стоять задача по выбору подрядной организации. Смарт-задачи имеют свой вес в общем списке и должны утверждаться вышестоящим руководителем. Не утвержденные задачи в расчет результативности сотрудника не входят. Инициатива формирования задач исходит как от руководителя, так и от самого исполнителя. Опытный сотрудник в состоянии самостоятельно подготовить план своей работы, используя принципы СМАРТ. В этой ситуации руководителю останется только утвердить задачи перед выполнением, а в дальнейшем обеспечить контроль. По окончании периода сотрудник должен передать выполненные задачи руководителю. Другими словами, ответственность за процесс «сдачи-приемки» задачи лежит на сотруднике. При подведении итогов за период руководитель оценивает выполнение задачи на основе заранее описанных критериев. Это обеспечивает высокий уровень объективности оценок.
Ну там много такой околонаучной пурги... Если вкратце - то это нужно на себе прочувствовать.
Все равно вы мне на слово не поверите.
Западный, так сказать, стиль работы по западным же стандартам "эффективного менеджмента"...
Сегодня абсолютно не редки ситуации, когда работодатели требуют от своих подчиненных предоставить отчет о работе сотрудника. При этом по большей части неважно, какая именно работа была проделана, какую должность занимает сотрудник и как долго он работает на этом месте работы. Работодатели даже не закрепляют за собой это право во внутреннем документообороте, но в то же время сотрудники обязаны безоговорочно выполнять это правило, составляя месячные, квартальные и годовые формы отчетов в зависимости от пожеланий начальства, не имея ни малейшего права на возражения. В этой статье мы предлагаем поговорить, для чего, собственно говоря, нужны такие отчеты, кто и на каких основаниях имеет право требовать их от своих подчиненных, и что в обязательном порядке должна содержать эта форма документа.
Зачем нужны отчеты?
Ни один из видов отчетов не может быть экономически необоснованным, ведь для их составления необходимо привлекать персонал, а это довольно существенная статья расходов для любого предприятия. В обязанности каждого руководителя структурного подразделения входит обоснование перед руководством следующих важных моментов:
- численность сотрудников по штату;
- фонд оплаты труда;
- организационная структура;
- функциональные обязанности сотрудников;
- требования к соискателям на ту или иную должность.
Чтобы взять на работу в структурное подразделение нового сотрудника, необходимы веские основания и мотивированное предложение руководителя отдела, которое должно быть согласовано со стороны руководства. Только после соглашения последнего может быть открыта вакансия и начат поиск подходящего специалиста. Но даже после того, как работника официально оформят на работу, обоснование в его необходимости должно постоянно держаться на контроле. Такому сотруднику необходимо будет постоянно выполнять определенный объем работы, который предусмотрен той или иной должностью.
Важно. Для определения загруженности сотрудников и распределения работ на предприятиях должны рассчитываться нормы выработки. Эта обязанность должна возлагаться на финансистов или экономистов предприятия. Но на практике получается так, что эти специалисты всегда заняты более важными делами, а поэтому чисто физически не успевают контролировать распределение обязанностей.
По факту за загруженностью специалистов следят руководители подразделений и руководствуются они зачастую только своими визуальными наблюдениями, то есть следят, чтобы все специалисты были при деле. Кроме этого, получается так, что эти же руководители должны составлять планы, как работа в следующем отчетном периоде будет распределена среди подчиненных, а работник должен не только трудиться продуктивно, но еще и планировать свое собственное рабочее время.
Все эти планы рассматриваются сначала руководителем отдела, а потом передаются на согласование вышестоящему руководству в установленном на предприятии порядке. Если план будет утвержден, то в дальнейшем все сотрудники обязаны будут следовать его пунктам, а потом по факту отчитаться о проделанной работе. И вот на этом этапе и возникает необходимость в составлении отчета в соответствии с утвержденным ранее планом действий.
Таким образом, получаем, что отчет сотрудника необходим:
- для обоснования затрат по выплате заработной платы сотрудников;
- в качестве подтверждения о выполнении работ или оказании услуг сотрудниками предприятия для сторонних организаций-контрагентов, например по договорам аутсорсинга;
- с целью создания порядка и соблюдения трудовой дисциплины на предприятии;
- для установления, какие работы были выполнены тем или иным сотрудником (особенно это актуально в том случае, когда возникают спорные ситуации о ненадлежащем или неполноценном выполнении тех или иных должностных обязанностей).
В каких случаях отчет является обязательным?
Законодательством в обязательном порядке регламентирован только один вид отчетов о выполненной работе. И он касается случаев отправления сотрудников предприятия в командировки.
В остальных случаях сотрудники обязаны предоставлять отчеты о проделанном работе только в том случае, когда этот пункт прямым образом фигурирует в должностной инструкции специалиста, или прописан в трудовом договоре.
Кто может выступать в роли инициатора отчета?
Следующий вопрос: перед кем именно сотрудник должен отчитываться? Чтобы ответить на этот вопрос необходимо понимать, в подчинении кого именно находится сотрудник. Такая информация также должна значиться в должностной инструкции и в трудовом договоре. Соответственно с этим непосредственный начальник и может требовать от сотрудника составление отчета. При этом он имеет право требовать от своего подчиненного и любые другие виды предусмотренных отчетов, а не только о проделанной работе.
На основании отчета о выполненной работе может производиться расчет премий сотрудников, то есть финансовых поощрений работодателя за выполненную работу. Если отчет составляется именно по этой причине, тогда он обязательно должен содержать такие показатели:
- выполнение плановых показателей;
- выполнение сверхнормированных работ в рамках должностных обязанностей сотрудника;
- выполнение особо важных или сверхсрочных работ и заданий, индивидуальных заданий со стороны начальника в соответствии с должностными обязанностями сотрудниками.
Важно. В то же время в отчете о выполненных работах также должна быть указана информация о невыполнении тех или иных заданий со стороны руководства сотрудником, с обязательным указанием причин, почему работа не была выполнена.
Отказ сотрудника от составления отчета
Иногда у руководителей возникает вопрос: что делать в такой ситуации, когда сотрудник отказывается составлять отчет? Можно ли его наказать за отказ? По поводу этого в Трудовом Кодексе есть статья, которая предусматривает ответственность сотрудников за невыполнение ими своих должностных обязанностей и привлечение их к дисциплинарному взысканию. Применить эту статью, как становиться понятным из описания, можно только в том случае, когда предоставление отчета является частью должностных обязанностей сотрудника, то есть об этом прописано в его должностной инструкции или в трудовом договоре.
За нарушение трудовых обязанностей работодатель имеет право применить такие виды дисциплинарного наказания: замечание или выговор. Мера взыскания применяется в зависимости от тяжести последствий проступка.
Но на практике имеет немного другую картину. Обычно работодатели не наказывают именно таким образом сотрудников, которые ослушались их приказа и не составили отчет к указанному времени или вовсе отказались от его составления. Как правило, работодателям важен даже не сам отчет, а послушание сотрудника в выполнении того или иного вида работы. И поэтому у сотрудников, которые проигнорировали отчет всплывают проблемы не с отчетом в частности, а с выполнением заданий вышестоящего руководства в целом. Поэтому работодателю намного проще применить дисциплинарное наказание не за отказ от работы с отчетом, а за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей сотрудника.
Основные составляющие отчета
Отчет сотрудника должен содержать следующие обязательные пункты:
- фамилию, имя, отчество;
- должность;
- отдел или подразделение;
- виды выполненных работ (могут указываться как в количественном, так и в процентном соотношении, с отметкой о времени выполнения);
- указание работ по плану или сверхплановых;
- заказчик работы;
- статус выполнения задания (выполнено, частично выполнено, не выполнено);
- результат (с указанием документа или без него);
- факт передачи результата;
- другие сотрудники, которые были задействованы в выполнении работы;
- соответствие фактических показателей плановым;
- дата отчета и период, за который был выполнен отчет.
Все эти пункты можно назвать только условными, поскольку в каждом конкретном случае они могут быть изменены (добавлены новые параметры или скорректированы имеющиеся).
На некоторых предприятиях может быть разработана и внедрена система предоставления каждодневных отчетов сотрудников о выполненной ими работе. В этом случае имеет смысл применить краткую форму отчета, в которой будут указаны все самые основные факты о работе, и заполнение данного отчета не займет много времени у сотрудника.
Упрощенный вариант отчета может содержать следующие пункты:
- фамилия, имя, отчество;
- должность;
- место работы;
- выполненные работы по плану и сверхнормативно;
- дата отчета и период, за который был составлен документ.
Важно. Все отчеты, которые составляются сотрудником, должны быть заверены им самим, а также вышестоящим руководителем.
Должен ли быть отчет установленной формы?
Общеустановленной формы отчета о проделанной сотрудником работы не существует. Причин для этого несколько:
- в законодательстве не предусмотрены обязательства сотрудников по составлению таких форм отчетов;
- на каждом предприятии есть свои особенности и нюансы, которые должны быть учтены при составлении отчетов (в том числе здесь может учитываться даже стиль владельцев или руководителей компании).
Поэтому получается, что установить единую для всех юридических лиц форму отчета не представляется возможным. Но в то же время, если на предприятии хорошо налажена система документооборота, и все документы заполняются и хранятся в строгом порядке, тогда есть смысл уделить внимание и этому отчету, и утвердить его стандартную форму конкретно для данного предприятия.
Сделать это можно несколькими способами:
- в комплекте документов по предприятию в целом, если все сотрудники отчитываются о проделанной работе централизовано;
- приказом по конкретному подразделению или отделу, если отчеты составляются только определенными категориями сотрудников.
Как должны храниться отчеты
Если отчет о работе сотрудника был составлен, то он должен храниться на предприятии, независимо от того, использовалась ли для его составления унифицированная форма или он был составлен произвольно. Другой вопрос: как долго он должен храниться на предприятии? Законодательство на эту тему молчит, опять же таки по причине, что оно не предусматривает обязательного заполнения отчетов со стороны сотрудников.
Зачастую руководство предприятия в своих действиях относительно хранения отчетов ориентируется на перечень архивных документов, согласно которому следует придерживаться следующих сроков хранения документов:
- отчеты сотрудников о выполненной ими работе, кроме командировочных документов, должны храниться 1 год;
- сводные отчеты отделов или подразделений о выполненной работе должны храниться 5 лет.
Главное предназначение отчета о проделанной работе - письменная фиксация итога конкретных действий. Образец, шаблон, пример можно скачать бесплатно.
Отчет о проделанной работе - абстрактное понятие. Этот документ, сопровождающий какое-либо деяние субъекта правоотношений, имеет свободную форму исполнения. Главное предназначение рассматриваемого акта - письменная фиксация конкретных действий. На странице имеется пример, шаблон и образец отчета о проделанной работе . По специальной прямой ссылке можно бесплатно скачать нужный текст. Простейший формат позволит изменить некоторые тезисы бумаги в текстовом редакторе word, и применить бланк в собственной практике.
Отчет о проделанной работе будет необходим разным профессиям и специальностям: воспитателю детского сада, председателю ТСЖ, медсестре и иным профессиям. Поскольку обсуждаемый пакт имеет цель подведения каких-либо итогов, его написание требует от автора особенного внимания. Составляя отчет о проделанной работе, нужно максимально исключить грамматические и пунктуационные ошибки в тексте. Содержание необходимо проверить несколько раз и только после этого придавать публичности и огласке.
Обязательные пункты отчета о проделанной работе
:- Утверждение директором, вверху справа;
- Название итогового регламента;
- Период за который предоставляются сведения, ФИО подотчетного лица;
- Затем в виде таблицы или пунктов вносятся показатели функционирования;
- В конце подводятся итоги, ставится подпись лица и расшифровка.
